VOPA · ZA PODJETJA IN EKIPE

Sprejem klicev ob zasedenosti in zunaj delovnika

Sestanki, delo s strankami in telefonske konice lahko pomenijo neodgovorjene klice tudi v podjetju z več zaposlenimi. Vopa lahko prevzame sprejem klicev, ko se vaša ekipa ne more oglasiti, in zabeleži, kaj klicatelj potrebuje.

Preizkusite Vopo v slovenščini → Pogovorimo se o vaših klicih →

Kdaj vključiti avtomatiziran sprejem klicev?

Ko se nihče ne oglasi: zaposleni najprej dobijo možnost odgovora, nato se klic preusmeri na asistenta.
Ko je linija zasedena: preusmeritev ob zasedenosti uredite glede na možnosti svoje telefonije.
Zunaj delovnega časa: asistent pojasni urnik podjetja, odgovori na osnovna vprašanja in zabeleži zahtevo za nadaljnjo obravnavo.

Način preusmeritve, urnike in možnost več sočasnih klicev je treba preveriti pri vašem operaterju in pri pripravi Vope. To ni samodejna nastavitev za vsako telefonsko centralo.

Od neodgovorjenega klica do uporabnega povzetka

Ilustrativen primer: ekipa je na sestanku, stranka pa želi informacije o sodelovanju.

Po nastavljenem času brez odgovora se klic preusmeri na Vopo.
Asistent se predstavi kot AI in vpraša po razlogu klica.
Na vprašanja o storitvah odgovori iz potrjenih podatkov podjetja. Posebno zahtevo zabeleži za sodelavca.
Ekipa po sestanku v nadzorni plošči pregleda povzetek in prepis ter prevzame nadaljnji stik.

Če vključite naročanje in povežete Google Koledar, lahko asistent preveri razpoložljivost in rezervira potrjeni termin. Podrobnosti so na strani AI telefonski agent za podjetja.

Kako začeti z obstoječo številko?

Preglejte klice. Kdaj ostajajo neodgovorjeni in katera vprašanja se ponavljajo?
Izberite prvi obseg. Na primer osnovna vprašanja zunaj delovnika ali povpraševanja med sestanki.
Pripravite odgovore in meje. Storitve, urnik, informacije, ki jih sme asistent povedati, in zahteve, ki jih prevzame človek.
Preverite preusmeritev in opravite preizkus. Preverimo običajna in nejasna vprašanja ter nadaljnjo obravnavo v vaši ekipi.

Stranke lahko še naprej kličejo obstoječo številko. Pogoji in morebitni stroški preusmerjenih klicev so odvisni od vašega operaterja. Pred uvedbo jih preverite skupaj z obsegom in ceno izbranega paketa Vope.

Kako ugotovite, ali ekipi pomaga?

V začetnem obdobju spremljajte sprejete klice, pravilno odgovorjena vprašanja, uspešne rezervacije in zahteve, ki še potrebujejo človeka. Dogovorite se tudi, kdo pregleduje povzetke in v kolikšnem času odgovori strankam.

Sprejet klic še ni nova stranka. Učinek ocenite po tem, koliko uporabnih povpraševanj ste obravnavali, koliko terminov je bilo potrjenih in koliko dela je ostalo zaposlenim.

Vprašanja pred uvedbo

Ali morajo vsi klici takoj k asistentu?

Ne. Če vaša telefonija to omogoča, lahko začnete s preusmeritvijo samo ob neodgovoru ali zasedenosti.

Ali Vopa nadomesti celotno telefonsko podporo?

Obseg določimo glede na vaše naloge. Osnovne informacije in zajem zahtev lahko prevzame asistent, zahtevne reklamacije, strokovno presojo in dogovore po meri pa vaša ekipa.

Kaj se zgodi z zahtevo zunaj delovnika?

Po klicu jo ekipa vidi v povzetku in prepisu. Rok in način odgovora določite vi; sprejem zahteve ne pomeni, da je sodelavec že dosegljiv.